Confirmações que ocupam a recepção
É preciso falar com cada paciente antes da consulta. Quando alguém avisa que não pode comparecer, a equipe procura outro horário.
Para clínicas e consultórios
A agenda pede atenção. O financeiro também.
Confirmações de consultas, cobranças particulares, repasses de convênios e compras de materiais: os agentes apoiam a administração da clínica. O trabalho fica restrito a essas rotinas, sem acesso a prontuários ou orientação aos pacientes.
No dia a dia
Além de receber os pacientes, há muito para acompanhar
A recepção divide o dia entre mensagens, ligações e agenda. No financeiro, cada repasse precisa de conferência.
Diferenças nos repasses dos convênios
O valor recebido nem sempre corresponde ao faturado. Identificar as glosas a tempo exige conferir cada repasse.
Pagamentos particulares pendentes
Parcelas e vencimentos precisam ser acompanhados no financeiro. Entre a agenda e o caixa, uma cobrança pode ficar esquecida.
Materiais comprados na urgência
Luvas, papel e descartáveis entram na lista quando já estão acabando. A compra sai com pouco tempo para comparar fornecedores.
A equipe
Apoio à recepção e à administração da clínica
Os agentes acompanham agenda, recebimentos, materiais e documentos da equipe. A clínica mantém as decisões de atendimento e a responsabilidade pelos pacientes.
Atendimento
Clara
Consulta a agenda, informa os horários disponíveis e encaminha pedidos de remarcação à recepção. Mensagens sobre sintomas ou urgência seguem imediatamente para a equipe da clínica.
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Financeiro
Otávio
Envia lembretes de pagamentos particulares, compara os repasses dos convênios com os valores faturados e separa as glosas para conferência.
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Compras
Diego
Acompanha o consumo dos materiais e prepara cotações e pedidos de reposição para sua aprovação.
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RH
Rafael
Organiza documentos de admissão, férias e prazos da equipe. Reúne as informações do mês para você conferir e liberar ao contador.
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TI
Caio
Organiza os pedidos de suporte e revisa os acessos aos sistemas administrativos. Informa à equipe quais contas precisam de atenção.
Ver perfilNa prática
Como os agentes ajudam na administração da clínica
Exemplos fictícios para mostrar o trabalho dos agentes. Os números não são resultados medidos.
Clara · AtendimentoPedido de remarcação encaminhado à recepção
O paciente pede outro dia para a consulta. A Clara verifica os horários disponíveis, registra a preferência e encaminha o pedido à recepção, que confirma a remarcação.
Otávio · FinanceiroO valor faturado e o valor recebido
O Otávio compara os registros financeiros de cada convênio com o repasse recebido. As diferenças ficam separadas para a equipe avaliar e preparar os recursos.
Otávio · FinanceiroLembrete antes do vencimento
O Otávio envia a mensagem de cobrança aprovada pela clínica, no horário permitido. Pagamentos identificados no extrato são conferidos antes da baixa.
Diego · ComprasReposição conforme o consumo
O Diego acompanha a saída dos materiais e estima o que precisará de reposição. Você recebe o pedido em rascunho para conferir e aprovar.
Caio · TIUma conta que ainda precisa ser desativada
Na conferência dos acessos, o Caio encontra uma conta ativa após o desligamento. Ele avisa a equipe responsável pelo bloqueio e acompanha a pendência.
Sofia · Business IntelligenceAgenda e financeiro no resumo da semana
Com a Sofia na equipe, você também recebe um resumo dos números administrativos: consultas marcadas, faltas, repasses e caixa. Você vê onde a equipe precisa concentrar o acompanhamento.
Como funciona
Da escolha dos agentes ao trabalho diário
Comece pelas tarefas que mais ocupam sua equipe. Depois, defina os acessos e combine como os agentes vão trabalhar.
Escolha os agentes
Informe os dados da empresa e escolha as funções que vão apoiar sua equipe.
Conecte seus sistemas
Consulte as conexões disponíveis e autorize os acessos necessários para cada função.
Defina as regras
Combine horários, valores e descontos permitidos. Indique quem aprova as decisões que precisam de conferência.
Acompanhe as tarefas
Receba um resumo diário das tarefas concluídas, das pendências e do que precisa da sua decisão.
Integrações
Os sistemas usados no seu setor
Veja as conexões disponíveis e as previstas. A indicação de cada sistema mostra em que etapa está a integração.
Odoo
DisponívelWhatsApp Business
DisponívelGoogle Agenda
DisponívelGmail
DisponívelOutlook
DisponívelBoleto e Pix
Em breveExtrato bancário (OFX)
DisponívelPlanilhas (CSV e Excel)
DisponívelSua API
Sob consultaO que acompanhar na sua clínica
Compare confirmações de agenda, faltas e conferência dos repasses. Os exemplos abaixo ajudam a definir metas para a administração da clínica.
Montar minha equipe
Consultas confirmadas na vésperaacima de 90%
Faltas sem avisomenos de 5%
Repasses de convênio conferidos100%
Resposta no WhatsAppaté 5 min
Metas ilustrativas: não são resultados medidos. Os valores devem ser definidos conforme a rotina administrativa da clínica.
Perguntas frequentes
Dúvidas sobre os agentes neste setor
Entenda como os agentes se encaixam na rotina da sua empresa.
Quais informações da clínica os agentes usam?
Apenas as informações necessárias às tarefas administrativas autorizadas, como agenda, cobranças e repasses. O trabalho não inclui leitura de prontuários, interpretação de exames, orientação de saúde ou avaliação de urgências. Mensagens sobre sintomas ou urgência são encaminhadas imediatamente à equipe da clínica.
Como a Clara ajuda quando o paciente precisa remarcar?
Ela consulta a agenda, apresenta os horários disponíveis e registra a preferência do paciente. A recepção recebe o pedido e confirma a mudança na agenda. Pedidos de desconto ou reembolso e manifestações de insatisfação também seguem para a recepção; as cobranças ficam com o financeiro.
Como são acompanhados os pagamentos e os convênios?
O Otávio envia os lembretes aprovados e confere os recebimentos no extrato. Nos convênios, compara os valores faturados com os repasses e destaca as glosas. A equipe da clínica prepara os recursos e realiza os pagamentos.
Posso incluir a Beatriz para ajudar na divulgação?
Sim. Ela prepara publicações para revisão e aprovação da clínica, respeitando as regras do conselho profissional. O conteúdo deve ser conferido pelo responsável, sem promessas de resultado. Pedidos para sair da lista de e-mails são respeitados.
Como saber se o sistema da clínica é compatível?
Consulte a página de integrações para ver a disponibilidade de cada conexão. Se o sistema da clínica não estiver no catálogo, será necessária uma avaliação técnica antes de definir as tarefas que os agentes poderão acompanhar.
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- As tarefas que mais ocupam sua equipe
- Os agentes que podem cuidar dessas tarefas
- Os sistemas usados pela empresa e as conexões disponíveis
- As decisões que você quer acompanhar de perto
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